No mundo dinâmico e em constante evolução dos negócios, os contratos servem de base para transações e acordos entre as partes. Estes documentos juridicamente vinculativos descrevem os direitos, responsabilidades e obrigações de todas as partes envolvidas.
Com a velocidade e a complexidade das transações comerciais modernas, promover uma eficiente gestão dos contratos tornou-se elemento crucial para o crescimento saudável de uma empresa, para garantir a integridade das transações e o cumprimento dos requisitos legais.
Os contratos desempenham um papel vital no estabelecimento de confiança entre as partes, fornecendo um quadro jurídico para garantir que todas as partes envolvidas cumpram as suas obrigações. O não cumprimento destes termos pode resultar em consequências graves, como passivo judicial, perdas financeiras e danos à reputação da empresa. Mesmo contratos básicos podem tornar-se complicados depois de implementados.
Embora os contratos sejam essenciais para o sucesso de qualquer negócio, gerenciá-los acaba sendo uma tarefa demorada e que consome muitos recursos. Estabelecer um processo operacional eficiente para gerenciamento de contratos é muito importante para que a elaboração, a negociação e, sobretudo, a execução se desenvolva de forma satisfatória.
Os 4 principais desafios na gestão de contratos
A gestão de contratos pode representar desafios únicos, especialmente quando se trata de equilibrar recursos e know-how limitados com a necessidade de processos eficientes e eficazes.
#1 Falta de recursos e expertise
Muitas empresas operam com equipes enxutas, tornando a gestão contratual uma tarefa complexa e demorada. Recursos limitados, tanto em termos de pessoal como de tecnologia, podem tornar difícil dedicar atenção necessária às atividades de gestão de contratos.
É importante que as empresas reconheçam o valor de investir em ferramentas de gestão ou na terceirização de serviços relacionados à gestão contratual para aliviar esse desafio.
#2 Gerenciando um alto volume de contratos
Algumas empresas conseguem administrar a gestão contratual de forma satisfatória até começarem a crescer. Ter muitos clientes é o ideal de qualquer empresa e significa ter que gerir vários contratos simultaneamente: com fornecedores, clientes e parceiros de negócio… o volume pode rapidamente se tornar esmagador, acarretando perdas seja em função de inadimplência ou pela ausência de controle de compliance.
#3 Riscos à segurança e confidencialidade do contrato
Num mundo cada vez mais digital, garantir a segurança e a confidencialidade dos contratos é uma prioridade, sobretudo considerando as disposições das leis de proteção de dados. A falta de um processo estruturado e definido de gestão contratual pode colocar em risco a segurança das informações críticas – sigilosas e confidenciais – contidas nos instrumentos.
#4 Conflitos
Conflitos são inevitáveis nas interações comerciais e um processo de gestão de contratos eficaz viabiliza que problemas sejam rapidamente identificados aumentando a chance de uma resolução amistosa e sem consequências financeiras graves.
Empresas que não têm um processo estruturado de gestão contratual podem acabar detectando tardiamente algum vício ou falha na contratação que, quando percebido, podem ser muito custosas para sanar.
5 Melhores práticas para gestão de contratos
Com base em anos de experiência assessorando empresas de diversos tamanhos, separamos algumas dicas que têm potencial de otimizar as operações empresariais no que se refere ao gerenciamento de contratos.
#1 Padronização
A padronização é fundamental para uma gestão eficiente de contratos, desempenhando importante papel na agilização de processos, garantindo consistência e reduzindo a probabilidade de erros na elaboração de contratos.
Estabelecer modelos de contratos padronizados propicia uma estrutura clara acerca das condições de pagamento, cronogramas de entregas/cumprimento, direitos de propriedade intelectual, regulação de compliance e mecanismos aplicáveis em casos de descumprimento garantindo que empresa tenha todas as suas bases cobertas.
A padronização economiza tempo e esforço, contribuindo também para manter a conformidade com os requisitos legais e regulamentares aplicáveis à operação da empresa, para que os contratos estejam alinhados com as estruturas jurídicas necessárias.
Atenção: mesmo os contratos padronizados devem evoluir com o tempo, de acordo com o desenvolvimento do negócio, da lei e do mercado. Esses documentos devem ser atualizados regularmente com base nas mudanças da organização e do cenário jurídico.
#2 Repositório contratual centralizado
Ao organizar e centralizar os contratos em um local dedicado, seja um armazenamento virtual baseado em nuvem, servidor local ou um sistema de arquivamento físico eficiente, a empresa alcança um nível melhor de produtividade, facilitando a recuperação de documentos quando necessário.
Com armazenamento seguro baseado em nuvem, os contratos ficam protegidos contra incidentes ou desastres de forma mais efetiva. Além disso, a empresa obtém os benefícios adicionais do controle de versão de documentos, garantindo que a equipe esteja sempre trabalhando com a versão mais recente dos contratos.
#3 Funções e responsabilidades claras para promover a responsabilização
A gestão eficaz de contratos requer uma equipe bem coordenada com funções e responsabilidades claramente definidas. Quando se trata de contratos, cada um precisa saber a sua parte e cumpri-la adequadamente.
É recomendável que sejam designados indivíduos ou departamentos específicos para lidar com diferentes estágios do ciclo de vida do contrato: elaboração, negociação, monitoramento e renovação.
Dessa forma o processo de identificação de erros e detecção de necessidade de melhorias no processo fica simplificada, além de viabilizar a responsabilização em caso de falhas.
#4 Governança contratual
A governança de contratos refere-se aos processos e procedimentos em vigor para gerenciar contratos e garantir o seu cumprimento, é a estrutura que garante que os contratos permaneçam alinhados com os objetivos de negócios, requisitos regulatórios e estratégias de gerenciamento de riscos .
Ao implementar a governança contratual, a empresa viabiliza um processo contratual definido, desde a aprovação inicial, revisões até a assinatura, para que os instrumentos estejam formalmente regulares, alinhados aos objetivos do negócio e aos requisitos legais. A governança contratual demonstra o compromisso da empresa com a transparência, conformidade e gestão de riscos.
É importante revisar e atualizar regularmente sua estrutura de governança à medida que a empresa cresce. Buscar aconselhamento jurídico especializado é altamente indicado para mitigação dos riscos em caso de conflitos de interesses das partes e para que haja adequada orientação durante os processos de negociação que se apresentarem.
# 5 Realização de auditorias e revisões regulares
Conduzir auditorias e revisões regulares nos diversos modelos de contratos permite identificar riscos potenciais e otimizar os resultados. É a chave para manter a conformidade do contrato, identificar quaisquer desvios e abordar proativamente as discrepâncias antes que elas se transformem em problemas maiores.
Ao realizar auditorias, a empresa precisa avaliar proativamente o desempenho do contrato, verificando se todas as partes estão cumprindo suas obrigações e se ocorreu algum desvio.
Quando se trata de conduzir revisões de contratos, a empresa deve analisar os principais termos, estruturas de remuneração e métricas de desempenho para garantir que continuem alinhados com os objetivos do negócio.
Mas não se trata apenas de mitigar riscos e evitar problemas mas de maximizar valor. Por meio de auditorias e revisões de contratos, é possível identificar áreas que precisam ser otimizadas, renegociações ou até rescisões, conforme o caso.
Para finalizar, importante referir que a tecnologia tem sido muito útil para as organizações que procuram crescer com eficiência. Há softwares ferramentas e soluções excelentes no mercado que ajudam a gerar e executar contratos com mais rapidez e precisão, também propiciando armazenamento seguro, fazendo com que não seja preciso gastar tanto tempo com administração contratual.
