Como melhorar a maturidade do programa de privacidade de dados em uma empresa

Aqui estão alguns atributos e hábitos que diferenciam as organizações em estágios avançados e que podem ajudar a levar o programa de privacidade da sua organização a outro nível.

Forme uma equipe de privacidade 

Empresas com programas de privacidade em estágios avançados têm em comum o fato de terem uma equipe de privacidade dedicada e multidisciplinar (normalmente profissionais certificados como DPO, profissionais de segurança da informação e profissionais de compliance/jurídico). Essas equipes contam, em média, com três colaboradores exclusivamente focados na privacidade.

Essa equipe pode ser terceirizada ou mista: contar com colaboradores internos e terceirizados que, juntos, estruturam e monitoram a privacidade na empresa.

As organizações que não têm uma equipe de privacidade exclusiva acabam atribuindo a responsabilidade pelo programa de privacidade a equipes com outras responsabilidades principais – como jurídico ou TI –  que, sobrecarregados com outras demandas, deixam a desejar na efetividade das pautas de proteção de dados pessoais, aumentando o risco para a empresa.

Inclua representação de alto nível e propriedade do orçamento

As organizações com programas de privacidade mais maduros têm integrantes da alta direção/c-level acompanhando e participando das demandas que a privacidade e segurança exigem. O gerenciamento da proteção de dados engloba decisões importantes que normalmente precisam de solução rápida. Assim, a equipe de privacidade deve contar com nível e estrutura decisória para que problemas possam ser resolvidos em tempo hábil.

Aquelas empresas que se encontram nas fases intermediária e inicial de sistemas de privacidade frequentemente não têm o apoio da alta direção/c-level, casos em que prejuízos acabam acontecendo pela demora na compreensão do problema e na tomada de decisão. 

Outro aspecto fundamental é que programas de privacidade maduros operam sob um orçamento anual específico e efetivo, que acarreta melhores reportes de métricas de desempenho.

Configure processos de monitoramento automatizados

Empresas com sistemas de proteção de dados de maturidade avançada monitoram a atividade dos usuários em aplicativos que processam dados pessoais utilizando ferramentas automatizadas. 

A automação no monitoramento permite uma resposta mais rápida a incidentes de segurança ou violações de privacidade. Ao identificar e isolar rapidamente problemas potenciais, as organizações reduzem o impacto de incidentes e mitigam possíveis danos.

Sistemas automatizados também geram registros detalhados de atividades, permitindo auditorias mais eficientes. Esses registros podem ser úteis para demonstrar a conformidade com regulamentações, responder a investigações ou fornecer evidências em caso de necessidade.

A automação ainda reduz a dependência de intervenções manuais, minimizando os erros humanos. Além disso, libera os recursos humanos para se concentrarem em atividades mais estratégicas e complexas para a empresa. Assim, há não apenas o aumento da eficiência operacional, mas também permite que profissionais de privacidade se concentrem em análises mais aprofundadas, no atendimento às demandas de titulares e de autoridades.

Realize avaliações regulares, localize as informações pessoais e treine a força de trabalho

As três categorias com a maior lacuna entre os programas de privacidade em estágio avançado e estágio inicial são:

  • Realização de avaliações regulares de risco de privacidade;
  • Conhecimento de onde estão as informações confidenciais e onde elas fluem dentro e fora do ambiente organizacional;
  • Fornecimento de treinamento e comunicação regular sobre proteção de dados e privacidade aos colaboradores.

Essas três categorias são cruciais para Identificação de riscos e vulnerabilidades, visibilidade da estrutura de tratamento de dados em um negócio, criação de uma cultura de privacidade e redução de erros por parte de colaboradores.

Elas permitem que a empresa se adapte a mudanças nas regulamentações de privacidade, a novas tecnologias e possa responder de forma eficaz às ameaças cibernéticas. 

Concluindo…

É fácil constatar que a excelência em privacidade de dados requer uma abordagem multifacetada.

A combinação de conhecimento especializado e esforços internos mostra-se como notável diferencial nos programas de privacidade de níveis avançados, capacitando a organização para lidar com os desafios em constante evolução na área da proteção de dados pessoais.

Da mesma forma, tratar a privacidade desde os estágios iniciais de qualquer área do negócio que envolva dados pessoais garante que controles sejam incorporados aos processos empresariais internos, reduzindo riscos, evitando a necessidade de retrabalho e ajudando a manter a conformidade como um componente-chave na operação. A conscientização através de treinamentos especializados aumenta a conformidade e também o relato de incidentes, o que leva a detecção mais efetiva das melhorias necessárias.

Embora os programas de privacidade e proteção de dados em todos os setores empresariais do Brasil ainda estejam amadurecendo, as organizações em geral reconhecem a necessidade da privacidade de dados pessoais. 

É necessário, contudo, aumentar a percepção das empresas em relação à  responsabilidade intrínseca que têm em criar um programa robusto de proteção de dados, atualizá-lo continuamente e educar os funcionários sobre a importância da proteção de dados, sobretudo nos dias atuais, em que  os dados têm um valor imenso, liderando todos as áreas da economia global.

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